В этом году стартует добровольный переход на электронные трудовые книжки, который станет логичным продолжением внедряемого электронного документооборота. Новшества всегда вызывают массу вопросов, и переход на «виртуальные» трудовые, конечно же, не стал исключением. Процесс имеет ряд деталей и нюансов, о которых расскажем в сегодняшнем материале. Для этого мы встретились с начальником управления Пенсионного фонда в Староминском районе А.Н. Игнатенко.

- Анатолий Николаевич, расскажите об основных особенностях процесса внедрения электронных трудовых книжек и как это будет реализовываться?

- Формирование электронных трудовых книжек фактически уже начато с  1 января текущего  года, переход этот добровольный. По  составу данных обе книжки почти идентичны. Для всех работающих граждан переход к  новому формату будет осуществляться только с согласия человека. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на  работу с  2021  года. В этом случае все сведения о периодах работы изначально будут фиксироваться исключительно в  электронном виде. Остальным гражданам до 31 декабря этого года включительно  необходимо подать письменное заявление работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки. Пишется оно в произвольной форме. 

Если работник выберет первый вариант, чтобы его трудовая книжка велась и далее, то работодатель в этом случае должен будет осуществлять отражение всех кадровых мероприятий как в самой книжке работника, так и представлять в ПФР сведения в электронном виде. Если же работник выберет вариант о предоставлении работодателем только сведений о трудовой деятельности, работодатель в этом случае делает отметку в трудовой книжке о ведении в электронном виде. И выдает трудовые книжки на руки. В дальнейшем работодатели  не несут ответственности за их ведение и хранение. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, эта возможность сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Подробная информация в свободном доступе на официальном сайте ПФР.

Правовым основанием для ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде является Федеральный закон от 16 декабря 2019 г.  № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», направленные на ведение трудовой деятельности в электронном виде. 

- Внедрение электронных трудовых книжек затронет не только работников, но и работодателей. Какие в связи с этим возникнут новые обязанности у работодателей?

- Указанными законами предусматривается введение с            1 января 2020 года обязанности страхователя (работодателя) предоставлять в Пенсоинный фонд сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц (форма СЗВ-ТД). Для этого индивидуальный лицевой счет работника дополняется новым разделом, содержащим сведения о приеме, увольнении, переводе сотрудника, наименовании должности (профессии), а также основаниях кадрового мероприятия (дата и номер приказа). 

Сведения о трудовой деятельности представляются работодателями ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, при условии наличия кадровых мероприятий. При этом впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Что касается порядка формирования и предоставления новой отчетности, то она формируется и предоставляется при наличии в отчетном месяце следующих кадровых мероприятий: прием, перевод, увольнение, переименование работодателя, обучение, изменение квалификации, запрет занимать должность и подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Начиная с 1 января 2021 года, данные сведения в случаях приема на работу или увольнения предоставляются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа, который является основанием для приема на работу или увольнения. 

- Скажите, каким образом работник сможет увидеть и отследить ту информацию, которую работодатель подает на него в Пенсионный фонд? И каковы гарантии сохранности этих данных?

- Для получения сведений о трудовой деятельности работник вправе запросить указанные сведения: у последнего работодателя, в МФЦ. Также он может получить информацию самостоятельно в личном кабинете на сайте ПФР, через Единый портал государственных услуг или же обратившись в территориальное управление ПФР.

Если говорить о безопасности, то информационная система ПФР аттестована в  соответствии с  действующим законодательством в  области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает достаточно высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или  взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. 

- Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

- Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в  электронной форме с цифровой подписью. В обоих случаях работодатель переносит данные в  свою систему кадрового учета. А уже при  увольнении он будет обязан выдать сведения о  трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в  ней.

Отмечу, что процесс перехода на электронные трудовые книжки только начат, информирование о его ходе и особенностях Пенсионным фондом будет вестись постоянно. 

Информацию из  электронной трудовой книжки можно будет получить также в   бумажном виде, подав заявку:

* работодателю (по последнему месту работы);

* в территориальный орган Пенсионного фонда России;

* в многофункциональный центр (МФЦ).

Подготовила Мария АНДРЕЕВА.